Besprechungs(un)wesen in Unternehmen (1996)

230 Führungskräfte aus Österreich und Deutschland wurden für die Akademie-Studie 1996 zum Besprechungswesen in ihren Unternehmen befragt. Das Ergebnis ist eindeutig: Der größte Problemfaktor bei Besprechungen und Meetings sind die Gesprächsteilnehmer und ihre destruktiven Verhaltensweisen (56 %). Vermeidbare Organisations- und Verhaltensstörungen machen Besprechungen träge und zeitraubend. Wirksame Gegenmittel gegen uneffektive Besprechungen sind nach Meinung der Führungskräfte Disziplin und exaktes Zeitmanagement.

Zeitfalle Meetings

60 % der Befragten sind unzufrieden mit der Zeiteinteilung bei Besprechungen. Im schlecht geplanten Ablauf sehen viele den Grund für erfolglose Meetings. Nicht zu selten, sondern zu ineffektiv wird in den Unternehmen getagt, ist die einhellige Meinung. Besprechungen dauern zu lange, Unwichtiges wird zu ausführlich diskutiert, Wichtiges zu schnell abgehandelt. Das raubt den Teilnehmern die Motivation. Häufig werden Zusammenkünfte verlängert oder vertagt, damit blockieren sie unnötig Zeit für andere wichtige Aufgaben im Unternehmen. Viele Führungskräfte beklagen, dass die Besprechungsteilnehmer vom Thema abschweifen (68 %). Auch melden sich in vielen Unternehmen immer dieselben zu Wort, daher werden nicht alle Wissens- und Innovationspotenziale genutzt. Da oftmals keine Methode zum Festhalten und Nutzbarmachen der Ideen eingesetzt werden, gehen in vielen Besprechungen gute Ideen wieder verloren. Mit entsprechenden Moderationsmethoden, Besprechungsdisziplin und sinnvollem Zeitmanagement ließe sich die Effizienz der Meetings deutlich steigern.

Erfolgsfaktoren für gute Besprechungen

Eine gute Besprechung hat einen klaren Beginn, ein definiertes Ziel und ein griffiges Ergebnis. Das wissen die meisten Führungskräfte ganz genau. Trotzdem laufen Besprechungen in vielen Unternehmen nicht so ab, da die Mitarbeiter und Führungskräfte in vielen Unternehmen nicht durch Schulungen und Trainings auf Besprechungskultur und Moderation vorbereitet werden. Dabei weiß man heute, dass Besprechungen der größte Kostenfaktor beim Personalaufwand sind. Daher tut entsprechende Schulung der Mitarbeiter gut.

Zwischen der Erkenntnis, was für ein effizientes Meeting wichtig ist und dem entsprechenden Verhalten in der täglichen Besprechungspraxis liegt ein steiniger Weg, der aber gegangen werden muss, wenn man von einem Besprechungs(un)wesen zu einem effizienten Besprechungswesen kommen will.

Seminare zum Thema:
Moderation
Schwierige Situationen moderieren
Professionell präsentieren

Die Studie "Das Besprechungs(un)wesen in Unternehmen" können Sie kostenlos anfordern. Hier können Sie die Akademie-Studie als PDF herunterladen (85,2 KB).