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IT-Projekt-Controlling

Funktionsfähigkeit, Termine und Budgets sind die wichtigsten Ziele bei der Realisierung von IT-Projekte. Die Praxis sieht leider anders aus. IT-Projekte überschreiten Termine und Budgets oft deshalb erheblich, weil strukturierte Verfahren zur Steuerung fehlen oder nicht konsequent durch die Projektmanager angewendet werden. So sind Ziele und Nutzen oft nicht definiert, Risiken werden übersehen oder Projekte sind nicht klar strukturiert.

Spezifisches IT-Controlling

Projekt-Controlling wird meist nur IT- (Projekt)-Leitern überlassen, die mit der technischen und terminlichen Zielerreichung mehr als ausreichend beschäftigt sind. Die Einbindung eines IT-Controlling zur methodischen Unterstützung der Projektleiter fehlt meistens und eine ständige Überprüfung aller laufenden IT-Projekte des Unternehmens hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Nutzen fehlt.

Mit der Einrichtung eines IT-spezifischen “Projekt-Controlling” im Unternehmen werden geeignete Planungs- und Steuerungsinstrumente bereitgestellt, so dass hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Nutzen eine Erfolgskontrolle realisiert werden kann.

Einbindung des IT-Projekt-Controllings

Das IT-Controlling sorgt für die Bereitstellung von Instrumenten zur Steuerung und Kontrolle von IT-Projekten. Darin sind die Regeln und Empfehlungen für die Zielfindung, Planung, Kosten- und Terminkontrolle, für eine Risikobeurteilung, aber auch für Projekt-Reviews während der Projektlaufzeit und nach Projektabschluss enthalten. Das IT-Controlling überwacht die Zielerreichung und Abläufe in den Einzelprojekten und gibt dem Projektleiter die erforderliche Unterstützung. Insbesondere ist auf folgende Komponenten zu achten:

  • Die Projektzielfindung erfolgt gemeinsam mit dem Auftraggeber; Risikobeurteilung, Projektplanung und die konsequente Umsetzung der vereinbarten Projektmanagement-Schritte sind die zentralen Aufgaben des Projektleiters. Zur Absicherung eines geregelten Projektmanagements hilft dann das IT-Controlling, z.B. über gezielte Trainings.

  • Ein integriertes Berichtswesen stellt sicher, dass die abzuwickelnden IT-Projekte in die Ergebnisplanung, Finanz- und Investitionsplanung des Unternehmens genauso eingebunden sind wie in die Kapazitäts- und Terminplanung für alle Ressourcen des IT-Bereichs und der weiteren, betroffenen Bereiche.

  • Der Einzug klassischer Controlling-Instrumente (Plan-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen, Bewertungsmethoden) liefern aktuelle Aussagen über Kosten, Fertigstellungsgrad, Budgets, Terminen und Projektnutzen.

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