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Ordnungsmäßigkeit (Buchführung, Bilanz)

Ordnungsmäßige Buchführung ist ein nicht klar definierter Rechtsbegriff, deren Wesensmerkmale einem stetigen Wandel unterliegen (z.B. Einführung internationaler Normen wie US-GAAP oder IAS). Prinzipiell entspricht aber eine ordnungsmäßige Buchführung den gesetzlichen Regelungen (HGB, AktG, GmbHG u.a.), des Steuerrechts (EStR, KStG, AO), der Steuer-Rechtsprechung, sowie den Empfehlungen von Fachverbänden (z.B. Branchen-Kontenrahmen).

Als Überblick oder Checkliste ist die folgende Auflistung von Merkmalen einer ordnungsmäßigen Buchführung gedacht, die auch typische Elemente der ordnungsgemäßen Bilanzierung enthält sowie einige Grundsätze der International Accounting Standards (IAS):

- Buchführung und Bilanzen müssen kontinuierlich, klar und
übersichtlich sein,
- Identität zwischen Schlussbilanz und Anfangsbilanz zum
Jahreswechsel,
- Beibehaltung von Form und Gliederung der Jahresabschlüsse,
- Darstellung der tatsächlichen Vermögenslage ("true and fair view"
gem. IAS),
- Darstellung wesentlicher Informationen zur Ertragslage ("materiality
principle" gem. IAS),
- sachverständige Dritte müssen sich ohne fremde Hilfe zurechtfinden
können,
- Geschäftsvorfälle müssen in Entstehung und Abwicklung
nachvollziehbar sein,
- Beweissicherungs- und Kontrollfunktion ermöglichen,
- Saldierungsverbot von Aufwendungen und Erträgen,
- Geschäftsvorfälle müssen richtig, fortlaufend, vollständig, zeitnah und
sachlich geordnet sein,
- Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu buchen,
- Buchungen sind grundsätzlich zu belegen,
- Buchungen und Aufzeichnungen sind in einer "lebenden" Sprache
vorzunehmen,
- Abkürzungen, Ziffern, Kontonummern sollen eindeutig und
nachvollziehbar sein,
- Eintragungen dürfen nicht unkenntlich gemacht, überschrieben oder
"wegradiert" werden,
- Stornobuchungen sind das einzig zulässige Korrekturmittel,
- Bleistifteintragungen sind unzulässig,
- Leerräume müssen durch "Buchhalternasen" gefüllt werden,
- Haupt- und Nebenbücher, Jahresabschlüsse und Inventare sind 10
Jahre aufzubewahren,
- Belege, Geschäftsbriefe sind 6 Jahre aufzubewahren.

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