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Projektcontrolling

Projekte sind einmalige betriebliche Vorhaben mit definiertem Start- und Endtermin und bedürfen daher sowohl strategisch als auch operativ eines besonderen Controllingsystems. Projektcontrolling umfasst die Planung (Projektkalkulation, Terminplanung, Investitions- und Finanzplanung), Steuerung und Kontrolle, Information/Kommunikation von Leistungen, Kosten und Terminen eines Projektes bis hin zur Projektabrechnung.

Den in der Projektplanung festgelegten wirtschaftlichen Einsatz von Leistungen, Terminen, Ressourcen und Finanzen gilt es, auch während der gesamten Projektdauer, zu gewährleisten. Entscheidend ist eine kontinuierliche Aktualisierung, Überwachung und Hochrechnung der einzelnen Projektparameter mittels:

  • Datenauswertung (Plan-Ist-Vergleich; Earned-Value-Analysis)
  • Störungs-, Schwachstellen- und Risiko-Analyse
  • Ausgaben- und Einnahmenüberwachung

Begleitet wird die gesamte Steuerung und Kontrolle vom Reporting.

Analyseergebnisse sollen auch in Form von Erfahrungsdatenbanken für spätere Projekte Transparenz schaffen und der Ableitung von Erkenntnissen dienen.


Projektkalkulation

Die Projektkalkulation ist ein weiteres umfangreiches Aufgabenfeld im Rahmen der Projektvorbereitungs- und Planungsphase.

Gesamtkosten pro Bauphase, Fixkosten und variable Kosten, abbaubare Fixkosten und auch zahlungswirksame Gesamtkosten gilt es frühzeitig abzuschätzen (Projektbudgeting). Berücksichtigt werden die Daten aus der technischen Planung, der kaufmännischen Planung und des gesamten Lebenszyklus.

Als Ergebnis stehen dem Projektleiter Kennzahlen wie z.B. durchschnittliche Mitarbeiterkosten, Arbeitsplatzkosten, Nutzung der EDV, Reisekosten etc. zur Verfügung. Eine Projektkalkulation auf Basis Personentage kann relativ leicht realisiert werden.

Sind Kenntnisse über die erzielbaren Deckungsbeiträge des Projektes erforderlich oder wird eine Vollkostenrechnung durchgeführt, so wird das Kalkulationsschema entsprechend modifiziert.

Die Zerlegung des Projektes in einzelne Projektschritte ermöglicht die Behandlung dieser als separate Kostenträger. (Aufbau Projektkostenrechnung)


Projektkostenkontrolle

Die bis zu einem Stichtag entstandenen Kosten und realisierten Leistungen können besonders anschaulich kontrolliert werden, wenn die Soll- und die Ist-Kosten kumuliert über die Zeit ermittelt und graphisch dargestellt werden. Aus den Kurvenverläufen lässt sich ablesen, wie schwerwiegend eine Kostenüberschreitung ist, wie sich bereits durchgeführte Steuerungsmaßnahmen ausgewirkt haben und wie das Gesamtprojekt von der Überschreitung betroffen wurde.

Auch der Einsatz einer integrierten Termin-Kosten-Kontrolle ist sinnvoll, um eventuelle Fehlinterpretationen zu vermeiden. So kann eine festgestellte Kostenüberschreitung gerechtfertigt sein, wenn dadurch eine notwendige Terminunterschreitung erreicht wird (Beschleunigungskosten).


Projektleistung

Leistung in Form von Qualität, Gebrauchswert, Zuverlässigkeit und weiteren qualitativen Merkmalen erfordert ebenfalls eine laufende Überwachung (Earned Value Analysis) und frühzeitiges Gegensteuern, um bei Abweichungen die gesteckten Leistungsziele (Spezifikationen) noch zu erreichen.

Projekt-Steuerung ist ein synonymer (gleichbedeutender) Begriff für Projekt-Controlling.

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