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Die Kolumne

Virtuelle internationale Kommunikation

Was ist mit diesem Titel eigentlich gemeint? Lassen Sie es mich mit einer Definition versuchen:

„Virtuelle internationale Kommunikation beschreibt den länderübergreifenden Austausch von Informationen zwischen einem Sender und einem Empfänger, der meist computergestützt und textorientiert ist. Neben Landesgrenzen wird häufig auch zeitzonenübergreifend gearbeitet.“

Soviel zur Theorie. In der Praxis geschieht die Kommunikation meist in der ‚lingua franca‘ - Englisch zwischen zwei oder mehreren nicht Muttersprachlern. Allein dieser Faktor birgt eine große Quelle für Missverständnisse.

Monika Proebst
Monika Proebst

Meine virtuelle Arbeit begann vor ca. 20 Jahren mit der interkulturellen Begleitung eines deutsch-amerikanischen Joint Venture. Meine Auftraggeber saßen in den USA und die Kommunikation verlief ausschließlich über E-Mail und Telefonkonferenzen. An diesen Telefonkonferenzen waren der Kunde auf der deutschen Seite, der amerikanische Training-Anbieter und ich als Projektleiterin beteiligt.

Meine wichtigste Lernerfahrung aus diesem Projekt kann ich bereits als ersten Schlüssel für gelungene virtuelle internationale Kommunikation aufführen, nämlich das Überprüfen von Annahmen. Die Annahme, dass die Seminarteilnehmer an allen Standorten über Zugang zu den gleichen Arbeitsmitteln verfügten, die wir für die Seminarreihe benötigten, führte zu einem unangenehmen Aha-Erlebnis bei unserem ersten gemeinsamen Treffen mit allen Teilnehmern.  

An welcher Stelle arbeiten Sie in der Kollaboration mit Kunden und Kollegen an anderen Standorten mit Annahmen, die nicht verifiziert sind?

Eine immer wiederkehrende Annahme in Arbeitsgruppen und Projektteams ist die, dass alle Team- oder Projektmitglieder den gleichen Informationsstand das Projekt oder die Arbeit betreffend haben, da die zur Verfügung stehenden Informationsmedien genutzt werden.

„Ist doch Common Sense“ werden jetzt bestimmt einige sagen, dennoch kann das Überprüfen von Annahmen über den Informationsstand, die Fähigkeiten und Fertigkeiten oder der zeitlichen Verfügbarkeit aufgrund wichtiger Themen, die sich meiner Kenntnis entziehen, meine Kollegen oder Mitarbeiter in virtuellen Arbeitssituationen vor unnötigen Missverständnissen und Reibungsverlusten bewahren.

Das Überprüfen der Annahmen über ein geeignetes Kommunikationsmedium ist eine zeitaufwendige, aber lohnende Investition.

Mit welchen Annahmen arbeiten Sie im Moment und wie kann die Überprüfung der Annahmen Sie vor Zeit- und Budgetüberschreitungen bewahren?

Internationale virtuelle Kommunikation geschieht nicht zufällig (es gibt keinen zufälligen gemeinsamen Gang in die Kantine), sondern sie muss bewusst initiiert und strukturiert werden.

Hier ist der zweite Schlüssel für gelungene virtuelle Kommunikation: Erstellen Sie einen strukturierten Kommunikationsplan für das Team, mit dem Sie virtuell kollaborieren. Klären Sie, wer wann mit wem über welches Thema spricht und wer davon in Kenntnis gesetzt werden muss. Elektronische Tools unterstützen diesen Prozess. Aber auch hier lauert eine erneute Herausforderung in der internationalen virtuellen Kommunikation, nämlich die, ob alle Standorte Zugang zu den elektronischen Werkzeugen in einer kompatiblen Version haben.

Das Vernachlässigen der hier genannten Punkte führt laut einer internationalen Studie aus dem Jahre 2016 dazu, dass 51% der befragten Führungskräfte die virtuelle internationale Kommunikation in Teams als unbefriedigend beurteilen, da sie häufig mit Zeitverzögerungen die Arbeit betreffend einhergeht.

Der dritte Schlüssel zum Erfolg lautet: Kenne Dich selbst und Deine Reaktionen auf andere (Selbsterkenntnis)!

In der Regel rate ich Führungskräften, die zu Seminaren oder ins Coaching das obige Thema betreffend kommen, in die Unterlagen von bereits besuchten Seminaren zur Persönlichkeitsentwicklung zu schauen, um die dort gewonnenen Erkenntnisse zu Persönlichkeitstypen (DISG, MBTI etc.) und bzgl. Entwicklungsbedarfen erneut zu reflektieren.

Je besser ich meine dominanten Denk-, Handlungs- und Kommunikationsmuster kenne und dieses Wissen nutze, um mich auf mein Gegenüber einzustellen, desto weniger laufe ich Gefahr, in der internationalen Kommunikation mein Gegenüber zu brüskieren.

Durchsetzungsstärke, die in Stellenanboten als wünschenswerte Eigenschaft von Führungskräften genannt wird, gepaart mit direkter Kommunikation wird in anderen Teilen der Welt als unhöflich, kalt bis zu angsteinflößend empfunden.

Der Gebrauch von Abtönungspartikeln wie ‚vielleicht‘ oder der Gebrauch des Konjunktiv II helfen, angespannte Kommunikationssituationen zu entschärfen, die über die Distanz leichter entstehen können.

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