Entlassungen – wie können Chefs bei Trennungen die Blessuren klein halten?

10.11.2020
Die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie waren in den letzten Wochen wieder verstärkt zu spüren. Und ein Ende der Krise ist noch lange nicht in Sicht.

Die fetten Jahre sind vorbei

Unternehmen sind unterschiedlich betroffen. Zum Glück greift in vielen Branchen die Kurzarbeit. Doch was ist übermorgen? Man braucht keine Kristallkugel, um prognostizieren zu können, dass sich die Zahl der Kündigung in den Jahren 2021/22 in einigen deutschen Wirtschaftsbranchen erhöhen wird.

Das probate Mittel, um das unternehmerische Überleben langfristig zu sichern, ist die Kostenreduktion und damit auch der Personalabbau als ultima ratio. Selbst wenn es wehtut, Mitarbeiter zu verabschieden, die man in den vergangenen Jahren mit großer Anstrengung gewonnen hat. Doch in dem einen oder anderen Fall wird kein Weg dran vorbeiführen.

Insider wissen, dass sich dieser Tage bereits zahlreiche Unternehmen prophylaktisch mit möglichen Entlassungsszenarien beschäftigen. Auch wenn wir es fast schon vergessen haben: Eigentlich gehört der Abbau von Personal – genauso wie der Aufbau des Mitarbeiterstamms – zu den normalen Entwicklungszyklen von Unternehmen – Entlassungen gehören also zur natürlichen Unternehmensentwicklung dazu.

Doch wenn der Tag gekommen ist, an dem Entlassungen ausgesprochen werden müssen, ist es für alle Beteiligten eine verunsichernde, verstörende, belastende Situation. Ein Moment, den sich keiner wünscht – weder die betroffenen noch die Personalreferenten und Führungskräfte, die die Trennungsgespräche führen müssen.

 

Respekt und Anstand – auch in Zeiten der Trennung

Viele Betriebe möchten die eventuell anstehenden Trennungen möglichst fair durchführen und beschäftigen sich schon heute damit, was es braucht, um eine wertschätzende, stimmige Vorgehensweise zu erreichen.

Die Kernfragen für HR und Führungskräfte lauten daher gleichermaßen:

  • Wie kann der Trennungsprozess fair gestaltet und zeitaufwendige, energieraubende Eskalationen vermieden werden?
  • Wie können Trennungsgespräche anständig, respektvoll geführt werden, sodass es möglichst weder zum Gesichtsverlust des Entlassenden noch zum Reputationsverlust des Unternehmens kommt? Und sich alle Beteiligten auch nach der Trennung noch in die Augen schauen können?

 

Wie also schafft man es aus Firmensicht, eine respektvolle Trennungskultur zu etablieren?

Das A und O ist einerseits eine professionelle Planung des Unternehmensprozesses „Trennung“.

Es ist wichtig zu wissen, welche mögliche Fettnäpfe man als Chef eher umgehen sollte, und es braucht Zeit, sich auf anstehende ‚Trennungsgespräche‘ vorzubereiten. Doch die Erfahrung zeigt, dieser Vorbereitungsaufwand ist eine gute Investition. Eine Eskalation mitten in einer Entlassung – kostet viel mehr Zeit, Geld und geht zulasten des Renommees des Chefs sowie des Unternehmens.

Andererseits spielt das Trennungsgespräch eine herausragende Rolle, weil dieses meist das Herzstück des Trennungsprozesses ist. Hier entscheidet sich, wie der weitere Verlauf der Trennung ablaufen wird: Findet man einen fairen bzw. einvernehmlichen Weg ohne Gesichtsverlust oder eskaliert das Ganze massiv und führt zu möglichen Traumatisierungen der Beteiligten oder hohen Anwaltskosten, energieraubenden Verhandlungen, Demotivation der verunsicherten Teammitglieder, angekratzter Reputation des Unternehmens usw.?

Doch gehören Trennungsgespräche zu den schwierigsten Situationen, die man als Führungskraft und HR-Verantwortliche/r erleben kann.

Die Krux: Vielen Führungskräften sowie auch manchen Personalern fehlen schlichtweg die Erfahrungen, wie ein Trennungsprozess professionell ablaufen bzw. ein Gespräch geführt werden kann. Denn die vergangenen Jahre waren ja schließlich eher von der Personalsuche als von Entlassungen geprägt.

 

Ohne Planung kein Erfolg

Welche Fettnäpfe sollten Arbeitgebern bzw. Führungskräften um gehen, um die soeben skizzierten Eskalationsszenarien nicht zu provozieren?

Fehler können einerseits in den ersten Vorbereitungen geschehen – also in der Phase vor dem eigentlichen Trennungsgespräch. Was gehört typischerweise zu diesen Fehlern? Beispielsweise wird der enge Schulterschluss zwischen Personalabteilung und Linienvorgesetzten nicht vollzogen. Eine Trennung kann definitiv nur professionell realisiert werden, wenn das Tandem zwischen Personalreferenten und Fachvorgesetzten gut funktioniert und die Absprachen sauber geklärt worden sind. Beide sollten mit einer gemeinsamen Stimme sprechen.

 Des Weiteren ist natürlich genauestens abzuklären, ob der Kündigungsgrund rechtlich standhält und dass alle notwendigen Formalien sowie Fristen berücksichtigt werden (z. B. Anhörung des Betriebsrats oder rechtssichere Gestaltung eines Aufhebungsvertrags).

Mindestens genauso wichtig für ein wertschätzendes Gespräch mit dem zu kündigenden Mitarbeiter ist es – neben der Zusammenstellung wichtiger Personaldaten und der organisatorischen Vorbereitung der Gespräche – sich auch auf die individuelle Persönlichkeit des Betroffenen einzustellen. Wie steht es um seine familiäre, soziale Situation? Welche Charaktereigenschaften, Stärken und Ressourcen hat er und wie wird er möglicherweise im Gespräch reagieren? Welche Empfindungen wird er wahrscheinlich haben und wie will ich als Chef darauf eingehen? Wie kann ich diesen Menschen in meiner Rolle als Vorgesetzter unterstützen und was kann ich aus betrieblicher Sicht anbieten? Etc.

 

Das Gespräch – Harmonie unmöglich

Noch brisanter und herausfordernder ist die Phase der eigentlichen Gesprächsführung. Hier geht es in vorderster Front um Schadensbegrenzung und Gesichtswahrung – trotz prägnanter Konfrontation mit der Trennungsabsicht.

Doch als Chef ein Gespräch zu leiten, in dem man seinem Mitarbeiter den Abschied nahelegt und zugleich massive Abwertungen des Gegenübers vermeidet, um das Selbstwertgefühl des Gekündigten nicht noch weiter zu belasten, ist nicht ohne.

Führungskräfte sollten dennoch alles versuchen, dem Betroffenen zu ermöglichen, sein Gesicht zu wahren, um unnötige Eskalationen zu umgehen. Ansonsten wird es meist langwierig und teuer. Und alle Seiten lassen Federn.

Hier zehn ausgewählte Tipps, welche Umstände bzw. Verhaltensweisen in Trennungsgesprächen vermieden werden können:

  • die Führungskraft geht schlecht vorbereitet in das Gespräch
  • die Führungskraft geht unter Zeitdruck ins Gespräch
  • die Führungskraft übernimmt keine Verantwortung für die Trennung, sondern schiebt diese anderen zu
  • es fehlt eine eindeutige Gesprächsstruktur und -disziplin
  • die Trennungsabsicht wird nicht klar benannt
  • ein Kündigungsgrund kann vom Chef nicht prägnant erläutert werden, sondern er verliert sich in Rechtfertigungen, es kommt zur Diskussion über Schuld und Umstände
  • die Führungskraft lässt – aus Unsicherheit – den Betroffenen nicht zu Wort kommen und vermeidet Gesprächspausen
  • die Führungskraft gesteht dem Betroffenen keine Gefühlsregungen zu
  • die Führungskraft bagatellisiert die Situation oder erteilt Ratschläge
  • die Führungskraft erhofft sich unbewusst eine harmonische Einigung und Akzeptanz vom Betroffenen

 

Selbst in großen Unternehmen zählt der einzelne Mensch

Für ein respektvolles Gespräch ist es also unumgänglich, sich mit dem Individuum auseinanderzusetzen und bereits im Vorfeld des Gesprächs eine klare Trennungsbotschaft vorformuliert zu haben. Genauso ist es notwendig, eine prägnante, abgestimmte Antwort auf die Frage: „Chef, warum ich?!“ festgelegt zu haben. Ohne dass diese Begründung dazu einlädt, auf einmal die Entscheidung mit dem Betroffenen diskutieren zu müssen.

Auch wenn Trennungsgespräche bei vielen Organisationen ein Tabu-Thema sind und in der Regel höchst ungern geführt werden, gehören diese zum Aufgabenspektrum einer professionellen Führungskraft. Doch unterscheidet sich die Spreu vom Weizen der Chefs nicht dadurch, ‚ob‘ die verantwortlichen Führungskräfte Trennungsgespräche führen, sondern ‚wie‘ die Trennungskultur im Betrieb gelebt wird und wie Trennungsgespräche von den direkt betroffenen Führungskräften geführt werden – egal ob es um betriebsbedingte Kündigungen geht oder die geplante Verabschiedung von Kollegen, die den erwarteten Leistungsoutput nicht erbringen (im Rahmen einer angestrebten Auflösung des Arbeitsverhältnisses mittels Aufhebungsvertrag).

Trennungen mit Respekt, Wertschätzung und Würde zu vollziehen, ist eine hohe Kunst! Allerdings eine Kunstform, die sich bezahlt macht! Und die sich erlernen lässt.

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