Krisenmanagement in Projekten – wenn Planung und Unsicherheit aufeinanderprallen

12.05.2020
Als Projektmanager sind wir es gewohnt, unsere Planung immer wieder zu überdenken und anzupassen. Wir tun das mit mehr oder weniger Aufwand, je nachdem was für ein Projekt wir haben:
Roland Dörr
Roland Dörr

Bei einem planbaren „klassischen“ Projekt mit definiertem Scope haben wir mehr Anpassungsbedarf als bei einem agilen Projekt, bei dem wir mehr auf Sicht segeln. Hinzu kommen Abstufungen und Unterschiede im Detaillierungsgrad. Das mag an der Persönlichkeit des jeweiligen Projektmanagers liegen, am Auftraggeber oder an beteiligten Stakeholdern – manche brauchen es detailliert, anderen reicht der Überblick. Ganz egal, wo Sie sich in diesem Spektrum einordnen: Es gibt einen Plan. Wobei ich hier nicht den Plan als physisches Ergebnis, als Resultat eines Planungsprozesse meine, sondern den Plan als gemeinsames Verständnis in unseren Köpfen, der entstanden ist, weil wir uns zusammen mit dem Team über das Projekt auseinandergesetzt und es durchdacht sowie unsere Erkenntnisse und Gedanken geteilt haben. Dieses gemeinsame Verständnis ist sehr nützlich und wertvoll.

In der jetzigen Situation, mit geradezu kosmischen Veränderungen und Unsicherheit durch die COVID-19-Pandemie, ist dies eine Basis, auf der wir als Projektteams aufbauen können. Seit Mitte März ist in vielen Organisationen und ihren Projekten nichts mehr so, wie es vorher war. Wenn eine Krise uns dermaßen trifft, sind hier einige praktische und bewährte Schritte, um wieder zurück in die Spur zu finden:

  • Besinnen Sie sich auf das, was Sie tun wollten. Dieser Schritt macht deutlich, warum planen eine so wertvolle Aktivität ist: Was war das zugrundliegende Problem, das das Projekt lösen sollte? Warum ist die Lösung relevant und richtig? Was sind die wichtigsten Ergebnisse, die realisiert und geliefert werden müssen? Was ist Projekterfolg? Welche Faktoren oder auch Kompromisse machen Erfolg unerreichbar? Mit diesen Fragen beginnen Sie.
  • Versichern Sie sich, dass das, was Sie tun wollten, es immer noch wert ist. Ist das Projekt noch relevant? Ist das Problem, das gelöst werden sollte, noch ein Problem, das zwingend angegangen werden muss? Wird die Lösung noch gebraucht?
  • Machen Sie eine Bestandsaufnahme von dem, was bisher erreicht wurde. Machen Sie sich klar, was bereits an wirklichen Ergebnissen bzw. fertiggestellten Liefergegenständen existiert. Welche Liefergegenstände bzw. Inkremente sind abgenommen? Was ist fertig und zu gebrauchen? Was ist begonnen und kann fertiggestellt werden? Was ist begonnen und muss nochmal von vorne gemacht werden?
  • Beurteilen Sie genau, was es braucht, um weiterzumachen. Hier geht es nicht darum, die unterbrochene Arbeit wieder aufzunehmen und fortzuführen. Rahmenbedingungen haben sich geändert. Vielleicht braucht es einen neuen Ansatz oder eine neue Herangehensweise, andere Fähigkeiten und Ressourcen.
  • Klären Sie die nächsten Schritte. Was ist als erstes zu tun? Was kommt als zweites? Was muss getan werden, um das Ziel zu erreichen?
  • Kommunizieren Sie laufend, was geschieht. Sagen Sie Ihren Stakeholdern, was Sie wissen. Sagen Sie Ihnen, was Sie nicht wissen. Sagen Sie Ihnen, was Sie tun, um es herauszufinden. Dann sagen Sie Ihnen, dass Sie es herausgefunden haben. Und das tun Sie immer und immer wieder. Kommunizieren Sie empfängerorientiert und möglichst direkt, in kleinen Schritten, auf allen möglichen Kanälen. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass in Krisensituationen Ihre Statusberichte gelesen werden. Deshalb sollten Sie keine verfassen, sondern direkt mit den Beteiligten sprechen.
  • Eskalieren Sie Probleme, die Sie nicht lösen können. Tun Sie dies angemessen und frühzeitig, und ohne Scheu. Eskalieren bedeutet ja nicht, versagt zu haben, sondern dass man Unterstützung braucht. Weil man alles getan hat, was man tun konnte.
  • Nehmen Sie sich Zeit zum Durchatmen. Ein Krisenprojekt wird schnell zum Marathon und jeder Tag fühlt sich wie ein Sprint an. Sie sollten unbedingt auf sich selbst achten, sich Zeit zum Abschalten nehmen und Dinge tun, die Sie gerne tun.

Jeder Projektmanager wird im Laufe seiner Karriere mit Krisensituationen konfrontiert sein. Nicht immer so heftig wie in der gegenwärtigen Pandemie. Doch unabhängig von der Größe, Intensität, und Bedeutung der Krise sind die beschriebenen Schritte ein guter Startpunkt, um mit unserem Projekt wieder Fahrt aufzunehmen.

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