Wandel gestalten und durch Veränderungen führen

13.02.2019
Willkommen in der schönen neuen Welt der Veränderung. Digitalisierung, New Work und das Vorpreschen der Startups machen Mitarbeitern und Führungskräften traditioneller Organisationen gleichermaßen Angst. Inzwischen ist klar, dass sich kein Unternehmen diesen technologiegetriebenen Trends entziehen kann.
Claudia Kostka
Claudia Kostka

Gerade in stürmischen Zeiten, in denen der digitale Wandel um die Ecken pfeift, dürfen Sie vor allem die Ruhe bewahren, genau wissen, wohin Sie wollen und sich nicht zu übereilten Handlungen hinreißen lassen. Keine Frage, die Trends sind ernst zu nehmen. Doch überstürzte Aktionen sind nicht die Lösung für eine nachhaltige Zukunftsgestaltung. Von Angst getriebene Entscheidungen verstärken in aller Regel die Probleme, die gerade gelöst werden sollen.

Nicht alles ist sofort zu verändern. Digitalisierung ist nur Mittel und nicht Zweck. Sie ist das Werkzeug auf dem Weg zu neuen Geschäftsmodellen. Es gilt vielmehr, agile Organisationsstrukturen zu entwickeln, d.h. gemeinsam in kleinen Schritten Veränderung als „festen“ Bestandteil zu integrieren, um eine Vision zu verfolgen.

Um Neues zu entdecken, dürfen Sie sich gerne auf unbekanntes Terrain wagen. Veränderungen sind wie Expeditionen. Von Neugier und Erkenntnisdrang getrieben, haben sich Menschen immer ins Niemandsland gewagt und auf Abenteuer eingelassen. Dafür benötigten sie zunächst eine gute Vorbereitung und Weggefährten. Am Anfang steht ein Team, das Ausgangslage und Zielsetzung klärt, also die Fragen: Wo stehen wir und wohin wollen wir? Menschen lassen sich nur auf ein Abenteuer ein, wenn sie ein klares Bild haben, wohin es gehen wird und was sie davon haben. Das Ziel muss verlockend und das Vorhaben glaubwürdig sein. Heute könnten Sie sich die Fragen stellen: Was brauchen unsere Kunden und wozu können wir die neuen Technologien nutzen? Da bieten sich viele Möglichkeiten. Es gilt herauszufinden, welcher Mehrwert mit den neuen Technologien und unseren Kompetenzen für die Kunden generiert werden kann.

Das Wecken der Abenteuerlust ist nur der Anfang. Irgendwann kommt man in unübersichtliches Gebiet. Um alle bei der Stange zu halten, empfiehlt es sich, Etappenziele zu stecken. In regelmäßigen Abständen gibt es Pausen, damit das Erreichte reflektiert und die Leistung gewürdigt werden kann. Das motiviert das Team und schärft den Blick für den nächsten Schritt in Richtung Ziel. Hier wird aussortiert, was nicht funktioniert hat, und neue Lösungen werden kreiert. Da auch der Expeditionsleiter nicht jedes Detail des Weges kennt, hält das Team zusammen und gibt aktuelle Informationen über Entscheidungen weiter.

Trotz guter Vorbereitung tauchen auf dem Weg immer wieder Hindernisse bis hin zu Krisensituationen auf. Dies löst unweigerlich Unsicherheiten oder auch Ängste bei den Beteiligten aus. Herausforderungen sind jedoch dazu da, gelöst zu werden und die größten Schwierigkeiten führen häufig zu den außergewöhnlichsten Lösungen.

Ob die Expedition erfolgreich ist, hängt letztlich von der Beharrlichkeit und Geschicklichkeit des Expeditionsleiters ab. Er sorgt dafür, dass das Team gemeinsam fortschreitet. Auf dem Weg verändern sich die Menschen, überwinden eigene Grenzen und erweitern ihren Handlungsspielraum.

Während Expeditionen irgendwann beendet sind, gilt es, in Organisationen den geeigneten Rhythmus zu finden, in dem regelmäßig Ziele angestrebt und Erfolge konsolidiert werden. Wenn Mensch, Maschine und Computer immer enger miteinander verbunden werden, sind neue Organisationsstrukturen erforderlich, die schnell auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren können. Der Mensch bleibt dabei der Schlüssel für die kreative Lösungsfindung.

Für das lebendige (agile) Gestalten von Veränderungen sind folgende Schritte immer wieder notwendig:

  1. Vorhaben klären: Die Ausgangssituation klären, eine Zielrichtung definieren und die ersten Schritte beschreiben.
  2. Starkes Veränderungsteam bilden: Ein kompetentes, einfühlsames und willensstarkes Team zusammenbringen, das den Wandel überzeugend gestalten kann.
  3. Kraftvolles Leitbild entwickeln: Mission, Vision und Strategie als klare Veränderungsrichtung entwickeln.
  4. Vorhaben überzeugend kommunizieren: Menschen Orientierung geben, sie begeistern und bewegen.
  5. Kurzfristige Erfolge planen: Klare Entscheidungen treffen, Ziele setzen und Etappenerfolge vorbereiten.
  6. Gemeinsam Lösungswege gestalten: Mitarbeitern Handlungsspielraum eröffnen und Problemlösungsstrukturen schaffen.
  7. Meetings agil führen: Austausch und Abstimmungen lebendig und ritualisiert gestalten, sodass Etappenziele gesteckt, verfolgt, erreicht und gewürdigt werden. Hier schließt sich der Kreis.
  8. Wandel kultivieren: Alle Punkte konsequent wiederholen und selbst Vorbild sein.

AGILES MEETING DESIGN

Der Schlüssel für den Wandel sind agile Meetingstrukturen. Durch regelmäßige Meetings wird das Ziel in kleinen Schritten angestrebt. Erfolge können gewürdigt werden und Misserfolge lassen sich schnell korrigieren. Für das Einführen von agilem Meeting Design folgen hier neun Tipps:

Tipp #1: Entscheiden Sie sich für agiles Führen

Egal auf welcher Hierarchieebene Sie Führungskraft sind, treffen Sie die Entscheidung, in Ihrem Einflussbereich agile Meetingstrukturen einzuführen. Diskutieren Sie nicht lange, ob das in Ihrer Organisation passt oder nicht. Es passt. Legen Sie los.

Tipp #2: Stecken Sie klare Ziele

Reflektieren Sie Ihren Einflussbereich und definieren Sie langfristige Ziele. Leiten Sie aus Ihren Aufgaben Etappenziele ab. Schaffen Sie Klarheit darüber, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. Kommunizieren Sie klare Etappenziele.

Tipp #3: Führen Sie ein Planungsmeeting durch

Nehmen Sie sich Zeit für ein Planungsmeeting gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Handlungsschwerpunkte identifizieren, Prioritäten setzen, Aufwände schätzen und Maßnahmen verbindlich planen.

Tipp #4: Definieren Sie eindeutige Rollen im Team

In jedem Team gibt es unterschiedliche Stärken und Schwächen. Formen Sie ein Team, indem die Mitarbeiter selbst Rollen aushandeln und definieren. Dann sind Sie auch selbst in der Lage, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Team zu verteilen. So können Sie sich dann auf die schwierigen Themen fokussieren.

Tipp #5: Verändern Sie Ihre Meetingkultur

Bringen Sie Ihre Meetings in den Zyklus „Planen, durchführen, reflektieren und verbessern“. Führen Sie auch Plannings und retrospektive Meetings durch. Sie können dadurch tatsächlich Projekte zügiger und hochwertiger bearbeiten, systematisch Fehler identifizieren, daraus lernen und Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.

Tipp #6: Führen Sie Stand-up Meetings durch

Führen Sie täglich 15-minütige Stand-up Meetings durch. Das Team tauscht sich darüber aus, woran jeder Einzelne an diesem Tag arbeitet und wo er ggf. Hilfe braucht. Das verbessert den Informationsstand und die Kommunikation untereinander deutlich.

Tipp #7: Visualisieren Sie Ziele und Aufgaben an Kanban-Boards

Hängen Sie eine Wand zum Visualisieren von Zielen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf. Schreiben Sie Aufgaben auf Post-its® und visualisieren Sie Fortschritte in den Spalten „To do“, „In progress“ und „Done“. Das motiviert das Team, seine Aufgaben im vorgesehenen Zeitraum zu erledigen.

Tipp #8: Vertrauen Sie Ihrem Team

Trauen Sie Ihrem Team zu, dass es selbstständig arbeiten kann. Hinterfragen Sie nicht jede Aktivität und Maßnahme. Treffen Sie schnell Entscheidungen und vertrauen Sie auf die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter.

Tipp #9: Nutzen Sie Fehler für neue Lösungen

Erkennen Sie an, dass Fehler zu kreativen neuen Lösungen führen. Sprechen Sie über Probleme und finden Sie gemeinsam neue Lösungen. Verwandeln Sie Probleme in Lösungen. Auf diese Weise kann eine Kultur des kontinuierlichen Verbesserns entstehen.

Tipp #10: Trainieren Sie die agilen Methoden

Reflektieren Sie die neue Meetingstruktur dahingehend, was gut funktioniert hat und was nicht so gut war. Behalten Sie das Bewährte und verbessern Sie, was nicht funktioniert. Entwickeln Sie so eine gemeinsame Meetingkultur, die immer besser wird.