Beschaffungs-Controlling

Durch die betriebliche Logistik (Beschaffung, Versand, innerbetrieblicher Transport und Lagerwesen) soll der wirtschaftliche Warenzufluss eines Unternehmens sichergestellt werden. Es bestehen zwei Hauptziele:

  • Sicherstellung der quantitativen und qualitativen Waren- und Materialversorgung
  • Wahrung des Wirtschaftlichkeitsprinzips beim Waren- und Materialeinkauf

Kennzahlen

Ein großer Teil dieser hier vorgestellten Kennzahlen dient im Rahmen des Soll-Ist-Vergleich der Unternehmensleitung und dem Controlling als Instrument zur systematischen Analyse und Steuerung des Beschaffungs-Bereiches und der Materialwirtschaft.

Die Kennzahlen können in der Regel auf das gesamte Warensortiment, auf einzelne Waren- oder Materialgruppen, auf einzelne Artikel oder zum Beispiel nur auf A-Artikel (ABC-Analyse) bezogen werden. Ausgangsbasis ist meist eine Kennzahlenauswertung bei den auch im betrieblichen Rechnungswesen üblichen Bestandsgruppen:

  • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe,
  • bezogene Waren oder Teile,
  • unfertige Erzeugnisse,
  • fertige Erzeugnisse,
  • Handelswaren.

Ferner bieten sich die gesonderten Kennzahlen für bestimmte Waren- oder Produktgruppen, die für spezielle Betriebsabläufe wichtig sind oder wertvolle Materialien, bzw. mit Risiken behaftete.

Die Auswertung von Logistik-Kennzahlen erfolgt meist durch Zeitvergleich, Soll-Ist-Vergleich oder Betriebsvergleich.

Einkaufsvolumen

Das Material-/Wareneinkaufsvolumen entspricht dem Gesamtwert aller Bestellungen in einem bestimmten Zeitraum, d.h. der Einkaufswert abzüglich erhaltener Rabatte, Skonti und Boni, aber zuzgl. Beschaffungsnebenkosten (Fracht, Zölle, u.ä.).

Das Materialeinkaufsvolumen kann beispielsweise für einzelne Artikel, Artikelgruppen, Sortimente, nur für A-Teile oder für ganze Lagerbereiche ermittelt werden.

Plan-Ist-Abweichungen ergeben sich oft aus:

  • Planungsfehlern
  • Saisonal unterschiedlicher Mengenbedarf
  • Zu kleinen oder zu großen Losgrößen bzw. Bestellungen
  • Veränderungen am Absatzmarkt
  • Ausnutzung von Substitutionsmöglichkeiten
  • Preisänderungen
  • Lieferschwierigkeiten

Materialeinkauf-Kennzahlen

Durch eine Volumenstruktur-Kennzahl wird erkennbar, wo sich Einsparungen und Preisverhandlungen auszahlen können.

Materialeinkaufsvolumenstruktur = (Jahreseinkaufsvolumen eines Artikels / Gesamt-Materialeinkaufsvolumen) * 100

Je höher das Materialeinkaufsvolumen eines Artikels im Verhältnis zum Gesamtwert ist, desto höher sollte auch der Lagerumschlag dieses Artikels im Vergleich mit den übrigen Artikeln sein.

Bei sich verändernden Umsätzen müssen auch die Materialeinkäufe angepasst werden.

Die Prozesskosten für Bestellabwicklung sind unabhängig vom Warenbestellwert. Die Bestellstruktur gibt das Verhältnis der Bestellungen nach Wertgruppen an.

Anteil der Wertgruppen = (Wert der Bestellung im Wert bis 50 EUR / bis 50 EUR Gesamtwert der Bestellung) * 100

Bestellstruktur-Änderungen können auf eine unzureichende Bestellmengenplanung, viele Sonderbestellungen oder fehlende Abstimmung zwischen Besteller und Einkauf hinweisen.

Kennzahlen zur Lieferantenbeurteilung

Die Lieferantenstruktur zeigt den Anteil eines bestimmten Lieferanten am Gesamtvolumen des Einkaufs und die Zusammensetzung des Einkaufs.

Anteil der Lieferung am Gesamtvolumen = (Jahreseinkaufsvolumen des Lieferanten / Gesamtjahreseinkaufsvolumen) * 100

Die Kennzahl weist in erster Linie auf mögliche Abhängigkeiten von Stammlieferanten, unter Umständen aber auch auf eine unzureichende Lieferantenpflege oder mangelnde Markttransparenz hin.

Zu den wichtigsten Kennzahlen, zur Lieferanten Beurteilung gehören folgende Kennzahlen:

  • Verzugsquote = (Zahl der verspäteten Lieferungen / Gesamtzahl der Lieferungen) * 100
  • Beanstandungsquote = (Zahl der beanstandeten Lieferungen / Gesamtzahl der Lieferungen) * 100
  • Fehllieferungsquote = (Zahl der Fehllieferungen / Gesamtzahl der Lieferungen) * 100
  • Bestellüberhang = (Wert der offenen Bestellungen / Bestellbestand) * 100
  • Preisindex = (Preis der Berichtsperiode / Preis der Basisperiode) * 100

Die Verzugsquote gibt Aufschluss über die Termintreue der einzelnen Lieferanten. Die Kennzahl kann sich auf einzelne Lieferanten, aber auch auf bestimmte Lieferantengruppen beziehen (z. B. Lieferanten für besondere Artikelgruppen). Die Beanstandungsquote (Reklamationsquote) zeigt das Verhältnis zwischen beanstandeten Lieferungen und der Gesamtzahl der Lieferungen.

Die Fehllieferungsquote zeigt, wie hoch der Anteil falscher Lieferungen im Verhältnis zur Gesamtlieferung ist.

Der Bestellüberhang informiert, wie hoch der Wert der offenen Bestellungen im Verhältnis zum Bestellbestand ist.

Der Preisindex zeigt die Entwicklung der Einstandspreise bezogen auf einen Basiswert. Diese Kennzahl sollte mindestens für die A-Artikel regelmäßig ermittelt werden. Negative Abweichungen können in der Regel durch allgemeine Preissteigerungen begründet werden, können unter Umständen auch durch verschlechterte Preiskonditionen oder Fehler im Einkauf zurückzuführen sein:

Wirtschaftlichkeit des Beschaffungsprozesses

Kennzahlen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Beschaffung dienen der Ermittlung des Umfangs und der Zusammensetzung der Kosten:

Anteil der Beschaffungskosten am Einkausvolumen = (Beschaffungskosten / Einkaufsvolumen) * 100

Die oben dargestellte Kennzahl ist aber nur dann zur Messung der Beschaffungseffizienz sinnvoll, wenn keine Preissenkungen stattgefunden haben! Eine isoliert betrachtete Kennzahl kann schnell zu falschen Interpretationen der Wirtschaftlichkeit führen. Aus diesem Grund empfiehlt sich, das Ergebnis durch weitere Kennzahlen ggf. abzusichern. Beispiele wären:

  • Kosten je Dispositionsvorgang = Kosten der Disposition / Anzahl der Disposition
  • Kosten je Transporteinsatz = Kosten der Materialtransporte / Anzahl der Transporteinsätze
  • Kosten je Bestellung = Gesamtkosten des Einkaufs / Anzahl der Bestellungen

Für den Beschaffungsbereich werden vom Controller häufig Kennzahlen herangezogen, die der Verfolgung der Entwicklung einzelner Kostenarten dienen. Neben den beschaffungsspezifischen Kosten (Reisekosten, Übernachtungskosten etc.) sind hier vor allem Büro- und Kommunikationskosten interessant.

Anteil der Reisekosten an den Gesamtkosten der Beschaffung = (Reisekosten des Beschaffungsbereiches / Gesamtkosten der Beschaffung) * 100

Büromaterialverbrauch je Mitarbeiter = Büromaterialverbrauch in Euro / Anzahl der Mitarbeiter

Telefon- bzw. Faxkosten je Mitarbeiter = Telefon-/Faxkosten in Euro oder Einheiten / Anzahl der Mitarbeiter

Zur Messung der Leistung im Beschaffungsbereich können - ohne größere Gefahren der Fehlinterpretation - zum Beispiel die folgenden Kennzahlen eingesetzt werden:

Ausgabevermeidung / Einkäufer oder Kostensenkungen / Einkäufer oder gezahlter Preis / Marktpreis