IT-Controlling

Das IT-Controlling dient zur Transparenz von IT-Leistungen indem festgelegte, intern Vereinbarungen zur Verrechnung getroffen werden. Dabei steht der Einbezug des Anwenders bzw. Nutzers von IT-Leistungen bei der Definition der IT-Leistungen (Service-Level-Agreements) im Vordergrund. Das Management und der IT-Bereich brauchen institutionalisierte Verfahren zur Abstimmung von Unternehmensstrategie und IT-Strategie.

Praxissituation

Vielfach fehlt eine differenzierte Verrechnung der IT-Leistungen. In vielen Unternehmen werden die IT-Organisationen als Cost-Center oder interne Dienstleister geführt. Die Leistungen der IT werden mehr oder weniger transparent über ein Umlageverfahren (BAB, interne Verrechnungsreise) an den IT- Kunden (IT-Leistungsempfänger) verrechnet. Dabei können jedoch hinsichtlich der Transparenz der Kostenentstehung und Beeinflussbarkeit durch den “IT-Kunden” erhebliche Mängel auftreten.

Einleistungsfähiges IT-Controlling sollte somit folgende Zielsetzung erfüllen:

IT-Kunden einbeziehen

Zur Erhöhung der Transparenz der IT-Leistungen, einer verursachungsgerechten Abrechnung sowie einer Kundenakzeptanz müssen mit dem Abnehmer der Leistungen bedarfsgerechte und differenzierte Produkte entwickelt werden.

IT-Leistungsverrechnung transparent gestalten

Eine IT-Leistungsverrechnung muss Kosten- und leistungsorientiert und für alle Beteiligten transparent sein, sowie durch Anwender und Management konstruktiv beeinflusst werden können.

Aus den einzelnen technisch geprägten Leistungen des IT-Bereichs werden Produkte gebildet, die den Bedarfs- und Planungsgrößen der IT-Kunden entsprechen. Daraus sind in der Folge die zweckmäßige Aufbau- und Ablauforganisation mit zugehörigen Führungs-und Berichts-Instrumenten.

Die Aufgabe einer prozessorientierten IT-Kosten und -Leistungsrechnung muss es sein, die konkreten Kosten- und Leistungsbeziehungen innerhalb des IT-Bereichs und zwischen IT-Bereich und dem Leistungsabnehmer klar und verursachungsgerecht darzustellen.

Klarer Aufbau des IT-Controllings

Für die Implementierung eines wirksamen IT-Controllings sind zunächst folgende Aktionen erforderlich: 

  • Definition der IT-Kunden-Lieferanten-Verhältnisses
  • Kundenfokussierte IT-Produkte
  • Feste Vereinbarungen über Leistungsvergütungen
  • (Service-Level-Agrements “SLA”s)
  • Analyse, Anpassung oder Neubildung von IT-Prozessen
  • Bildung von IT-Infrastruktur-Kostenstellen

Erwartungen des IT-Kunden erkennen und erfüllen

Diese sind insbesondere

  • Kürzere Prozesszeiten
  • Schnellere Lieferfähigkeit
  • Besseren Kundenservice
  • Aktuelle Managementinformationen

um den eigenen “Kundennutzen” im Unternehmen bzw. zu externen Kunden zu verbessern. Der IT-Kunde möchte natürlich Transparenz über Leistungen und Preise des IT-Bereichs erhalten. Ferner definiert der IT-Kunde als Nutzer der IT-Leistungen seine für ihn wichtigen Verfahren, Systeme und Projekte selbst.

Kundenorientierter Produktkatalog

Ein gutstrukturierter, kundenorientierter IT-Produktkatalog und “faire”SLA«s ermöglichen dem Kunden die Beeinflussung der Leistungsinanspruchnahme, gekoppelt mit einer Verrechnungsgrundlage von IT-Kosten in den eigenen Anwenderprozessen.

Definition und Gliederung der Leistungen sind so vorzunehmen, dass “verkaufbare” Produkte mit erkennbarem Nutzen für den IT-Kunden entstehen.

Die Wahl der Produkteinheiten erfolgt in der “Sprache des Kunden” und die Abnahmemengen müssen durch den Anwender beeinflussbar sein um die Kongruenz zwischen den Kosten-Planungen des Kunden und des IT-Bereiches sicherzustellen.

Service-Level-Agrements bieten sowohl der IT als auch dem IT-Kunden eine Reihe von Vorteilen durch SLA«s 

  • Klarheit über dieLeistungen und Kosten des IT-Bereichs.
  • Auswahl verschiedene Leistungsqualitäten
  • Kosten- und Nutzenorientierung und Transparenz für beide Seiten
  • Sicherheit bei der Planung von Investitionen und Kosten (Budgetplanung).
  • Der IT-Kunde weiß, was er bekommt bzw. erwarten kann.
  • Die Nachweisbarkeit von Leistung und Preis sorgt für eine gegenseitige Akzeptanz und schafft eine höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten.

Standardisierte IT-Prozesse

Zur Beurteilung der Abläufe und ihrer Kalkulation im Sinne einer Vorkalkulation für IT-Produkte sind die Prozesse innerhalb der IT zu untersuchen. Die Prozessstruktur lehnt sich eng an die im Folgenden beschriebene Kostenstellenstruktur an, da die Kostenstellen als leistende Einheiten die Einzelelemente der Prozessbestandteile darstellen. Jeder Prozess verbindet mengen- und wertmäßig das IT-Produkt mit den benötigten Ressourcen.

Transparente IT-Kostenstellen

Kostenstellen fassen Kosten nach ihrem Anfall für eine bestimmte eindeutige oder eine Gruppe von Leistungen zusammen. Auch für die Gliederung von IT-relevanten Kostenstellen gelten Prinzipien:  

  • Vollständigkeit und Überschneidungsfreiheit
  • Eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten
  • Räumliche und sachliche Abgrenzung
  • Eindeutiger Bezugsgrößen
  • Ermittlung von Plan- und Ist-Mengen
  • Erfassbarkeit der Ist-Kosten.

Strukturierte IT-Kostenstellen

Die gesamte Strukturierungsaktivität muss darauf ausgerichtet werden, die IT-Funktionen bzw. IT-Prozesse mit ihren IT-Tätigkeiten so weit zu differenzieren, dass eindeutige Kostenstellen und Bezugsgrößen für eine verursachungsgerechte Verrechnung aller IT-Leistungen auf die IT-Produkte abgeleitet werden können. Folgende Strukturierung hat sich in der Praxis bewährt:

  • Funktions-Kostenstellen; z.B. Personalkosten
  • Equipment-Kostenstellen; z.B. Hardwarekosten
  • Applikations-Kostenstellen; z.B. Softwarekosten
  • Administration-Kostenstellen; z.B. Fach- und Führungspersonal

Die Kostenstellen werden dann mit ihren Leistungsbeziehungen zu anderen Kostenstellen und zu den IT-Produkten, IT-Projekten und in einem Verrechnungsmodell dargestellt. Die Grundlage für die Kostenstellenplanung, Kalkulation der IT-Produkte und deren Abrechnung zum IT-Kunden hin.

Geeignete Bezugsgrößen

Gleichzeitig mit der Bildung der Kostenstellen sind für jede Kostenstelle geeignete Bezugsgrößen festzulegen. Bezugsgrößen sind der Maßstab der Kostenverursachung in der jeweiligen Kostenstelle, die auch die Beschäftigung der Kostenstelle widerspiegeln. Man unterscheidet direkte und indirekte Bezugsgrößen

Direkte Bezugsgrößen

Zu den direkten Bezugsgrößender IT-Kostenstellen gehören z.B.

  • Personalstunden der Funktions-Kostenstellen,
  • Quadratmeter bei Raum-Kostenstellen,
  • GByte bei Equipment-Kostenstellen.

Indirekte Bezugsgrößen

Sie werden in Abhängigkeit von anderen Größen verrechnet, z.B.:

  • Verrechnungseinheiten der Administrations-Kostenstellen
  • Anzahl ERP-User, Internet- und Intranet-User bei Equipment-Kostenstellen,
  • Anzahl User bei den Applikations-Kostenstellen.
  • Soll-Ist-Leistungsverrechnung für die IT-Leitung, Help Desk, Firewalls und Virenschutz

Neben den IT-Produkten und Kostenstellen sind auch die Leistungen der Kostenstellen für Kundenprojekte, interne Projekte und Wartungsaufträge zu planen.

Planung der IT-Produkte

Grundlage für die Planung ist ein Verrechnungsmodell, in dem die Leistungsbeziehungen der Kostenstellen untereinander und deren Leistungsbeziehungen zu den IT-Produkten dargestellt sind. Grob dargestellt sind folgende Punkte zu berücksichtigen

  • Die Planverrechnung der Eigenleistungen auf die IT-Produkte erfolgt iterativ über eine herkunftsbezogene Mengenplanung.
  • Neben den Eigenleistungen auf IT-Produkte sind auch Eigenleistungen für externe und interne Projekte in die Leistungsplanung der Kostenstellen einzubeziehen.
  • Die Planung erfolgt je Kostenstelle und Bezugsgröße zu Kundenprojekten, Wartungsaufträgen sowie internen IT-Projekten.
  • Der Planungsprozess für die Ermittlung der Verrechnungspreise geht von den Kundenbedarfsmeldungen aus.

Zur Detaillierung sind folgende Schritte erforderlich: 

Feststellen der Ist-Kapazität je Kostenstelle und Bezugsgröße. (Personalplanung, Disposition für Hardware und Software, Netzwerkplanung und Raumplanung).

Bedarfsermittlung (Planabsatzmengen) je IT-Produkt und IT-Kunde. (angebotenen Applikationen, deren User, Netzanschlüsse, Anzahl PCs u.ä.).

Planung der Ressourcen (Plan-Bezugsgrößenmengen) erfolgt abgeleitet aus den Kundenbedarfsmeldungen in allen betroffenen primären und sekundären Kostenstellen: 

  • retrograd durch Auflösung der der IT- Arbeitspläne und Plan-Absatzmengen, oder vereinfacht
  • durch manuelle Ermittlung der Plan-Personalstunden ist auf der Grundlage der jährlichen Anwesenheitszeiten.

Wichtige leistungsbezogene Kostenarten im IT-Controlling sind

  • Personalkosten über Standardverrechnungspreise je Mitarbeiter(-gruppe) inkl.Personalnebenkosten.
  • Miet-, Leasing-und Wartungskosten sowie die Netzkosten
  • Abschreibungen und Zinsen werden im IT-Bereich wegen der kurzen Innovationszyklen in der Regel auf Basis der Anschaffungswerte über einen Abschreibungszeitraum von 3 Jahren kalkulatorisch angesetzt.
  • Kosten fürFremdleistungen, Instandhaltungskosten, Gebühren, Lizenzkosten und Versicherungen.
  • Sonstige Sachkosten, Ausbildungskosten etc. werden vom Kostenstellenleiter budgetiert.

Ggf. feststellen, ob die jeweilige Kostenart abhängig von der Leistung der Kostenstelle variabel oder leistungsunabhängig (fix) zu verrechnen ist.

Kalkulation der IT-Selbstkosten

Grundlage für die Preisgestaltung zum IT-Kunden hin sind die kalkulierten Selbstkosten (Vollkosten) aus der TCO-Kalkulation (Total-Costs-of-Ownership).

Als Preisuntergrenze sind die variablen Herstellkosten der TCO-Kalkulation heranzuziehen.

Abhängig von der Fragestellung sollten folgende Kostenkategorien in eine TCO-Kalkulation bzw. TCO-Kostenträgerrechnung einbezogen werden:

  • Projektbezogene Kosten
  • Kosten der Konzeption und Realisierung
  • Kosten für Auswahl und Beschaffung
  • Kosten der Einführung
  • Produktbezogene Kosten (laufender Betrieb)
  • Kosten der Nutzung und Wartung
  • Kosten für das Management des Systems
  • Projektbezogene, außerordentliche Kosten
  • Kosten fürEntsorgung (Ausmusterung)
  • Ersatzbedingte Kosten (z.B. Datenhaltung nach Ersatz)

Auf der Basis des aufzubauenden Verrechnungsmodells bezieht also die TCO-orientierte Kalkulation der IT-Produkte alle Leistungen des IT-Bereichs und alle Leistungen des IT-Kunden eines Produkts ein. Diese TCO-Kalkulation ermittelt die Stückkosten eines IT-Produkts.

Periodische Erfassung und Fakturierung

Als Voraussetzung für eine kundenspezifische Leistungsverrechnung muss in jedem Fall eine periodische Erfassung bzw. Ermittlung der produkt- oder projektspezifischen Abnahmemengen und Personalleistungen gegeben sein.

In der Kostenstellen-Rechnung werden die so bewerteten Ist-Leistungen der Sender-Kostenstelle “gutgeschrieben”, sodass sich periodisch auf jeder Kostenstelle eine Über-/Unterdeckung der angefallenen Ist-Kosten ergibt.

Die sekundäre Verrechnung erfolgt über die Ist-Bezugsgrößenmengen (Personalstunden, User) je Kostenstelle mit der Empfängerkontierung (Kostenstelle, Kostenträger). Diese Ist-Bezugsgrößenmengen (Ist-Leistungen) werden mit den Plan-Kostensätzen jeder Kostenstelle oder Bezugsgröße bewertet.

In der Kostenträger-Rechnung werden die mit Plan-Kostensätzen bewerteten Ist-Leistungen dem Kostenträger belastet (Kosten der Leistungserstellung). Die Entlastung des Kostenträgers ergibt sich über die Erfassung der Ist-Absatzmengen von IT-Produkte je IT-Kunde, bewertet mit den kalkulierten Herstellkosten der Erzeugniskalkulation.